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Information und Austausch neu gelebt

Mit der Corona-Krise hat sich bei GVS viel geändert und auch beschleunigt. Das Unternehmen führen, Projekte und Prozesse steuern, Informationen vermitteln und auch der interne und externe Dialog und Austausch. Neue Ausrichtung: 100% digital – 100% persönlich. Das zieht sich wie ein roter Faden durch alle Bereiche – auch im Homeoffice-Modus.

Bunte Zettel – digitales Board
Seit Mai 2019 arbeitet das GVS-Team mit der KANBAN-Methode. Das agile Instrument des Projektmanagements und der Steuerung folgt einer klaren Logik und zeigt den jeweiligen Status der Arbeiten an – offen, transparent und für alle Mitarbeiter*innen zugänglich. Bis März 2020 markierten bunte Zettel an den KANBAN-Wänden den aktuellen Stand in den Rubriken  „Backlog“, „Planung“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Nahtlos und mit geringem Reibungsverlust folgte darauf mit Corona der Umzug auf digitale Boards. Aus bunten Zetteln wurden mit einem Mal farbige Kästchen, die einfach per Mausklick umgehängt, ergänzt oder neu angelegt werden können.
 
Neue Regelung für Homeoffice
Was vor der Krise nicht einfach möglich erschien, geht dann plötzlich doch! Die bisherige Homeoffice-Regelung wurde überarbeitet und flexibler ausgestaltet. Mit der Betriebsvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ können die GVS-Mitarbeiter*innen bis zu drei Tage von zuhause aus arbeiten – davon zwei fest bestimmte Tage sowie ein flexibler Tag. Zwar war die bisherige Ausstattung mit Laptop und Handy für fast alle Mitarbeiter*innen schon sehr zukunftsorientiert, doch ergänzten neue Headsets, auch mobile Konferenzlautsprecher, zusätzliche Bildschirme und eine Aufstockung verschiedener Lizenzen schnell das notwenige Equipment. Smarte Softwarelösungen sind plötzlich selbstverständlich und plötzlich werden nahezu alle Dokumente digital geteilt, bearbeitet oder weiterentwickelt – und alle sind immer auf dem aktuellsten Stand. Dasselbe gilt für Workshops: bisher kaum digital vorstellbar, sind virtuelle Workshops inzwischen Alltag. Das neu aufgesetzte Projekt „Homeoffice Next Level“ – quer durch alle GVS-Geschäftsbereiche – erarbeitet in vier Teilbereichen bis September weitere Optimierungen. Dienstreisen und externe Meetings stehen ebenso auf dem Prüfstand wie auch weitere Veranstaltungsformate – und das nicht nur vor dem Hintergrund des Klimaschutzes und des Zeitbedarfs.
 
Infoveranstaltungen und Betriebsratscafé
Vorbehaltlos akzeptierte das Team die virtuellen Informationsveranstaltungen für Mitarbeiter*innen und das mit einer Teilnehmerquote von oft über 90 Prozent. Jeder kann sich von überall einwählen, mitdiskutieren und Fragen stellen. Die gute Performance der Videokonferenzen mit Chatfunktionen überzeugt. Auch die Mitarbeitervertreter setzten mit dem ersten Betriebsratscafé auf das digitale Format. Hier wird in großer Runde, bei virtuellem Kaffee und Kuchen, über aktuelle und anstehende Herausforderungen und Themen diskutiert. Trotz räumlicher Distanz schafft das neue Format Transparenz über das Stimmungsbild in der Mannschaft.
 
Webinare und Kundenkommunikation 
Inzwischen läuft auch die vertriebliche Ansprache nahezu vollständig über digitale Kanäle. Sicherlich, der ein oder andere vermisst den persönlichen Austausch vor Ort schon, aber im Kern lassen sich sehr viele vertrieblichen Prozesse auch ohne persönliche Anwesenheit abbilden. Insbesondere die Webinaren zu den unterschiedlichsten Themen entwickelten sich steil nach oben. Das digitale Format für Austausch und Fortbildung hat viele Vorteile: aktuelle Themen, ausgewiesene Experten, zeitsparend, unkompliziert und bequem. Eben 100% digital und 100% persönlich.
 

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